Sử dụng laptop công ty cấp cho thì bạn cần lưu ý 5 điều sau

Laptop công ty cấp hay thường được gọi là laptop doanh nghiệp thuộc về tài sản khấu trừ của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Nếu bạn vào một công ty và được cấp cho một chiếc laptop để sử dụng hoặc thậm chí tốt hơn là được phép yêu cầu cấu hình hay các đặc điểm bạn muốn ở một chiếc laptop bạn cần. Thì điều này chứng tỏ bạn đã được vào làm việc tại một doanh nghiệp tốt và tính chuyên nghiệp cao.

Lý do công ty cấp laptop cho bạn ngoài lý do vì công ty rất tốt , tốt cả về điều kiện kinh tế lẫn tốt bụng – không muốn nhân viên mình phải đem laptop cá nhân ra sử dụng. Thì còn một lý do khác thường thấy hơn nhất là ở các doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc doanh nghiệp nhỏ nhưng tính chuyên nghiệp cao đó là vấn đề bảo mật dữ liệu.

Không phải tự dưng mà có những dòng máy được gọi là laptop dành cho doanh nghiệp như Dell Vostro hay laptop doanh nhân như Dell XPS, Lenovo ThinkPad. Nhìn có vẻ không khác gì các dòng máy khác, nhưng thực tế nó có thể có những tính năng bảo mật cao cấp hơn và chống tấn công dữ liệu tốt hơn. Sẽ thật tai hại nếu một vụ rò rỉ dữ liệu lớn như danh sách thông tin khách hàng chẳng hạn mà lỗi lại đến từ việc 1 chiếc máy tính xách tay của nhân viên không đủ bảo mật phải không nào ?

Nhưng việc công ty cấp máy là một chuyện, việc của bạn mới đóng vai trò chính yếu. Vậy để không tự ném đá vào chân hay gặp những trường hợp đen đủi không biết thế nào lại rơi vào mình thì bạn nên chú ý những điều sau khi sử dụng laptop công ty cấp.

1. Không lưu dữ liệu cá nhân vào laptop công ty cấp

Đối với một chiếc laptop công ty cấp cho bạn, như đã nói. Bạn cần phải hiểu nó là tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty. Cũng tức là sẽ được khấu hao theo thời gian, được thu hồi khi người được quyền sử dụng tài sản đó – tức là bạn nghỉ việc.
Ai cũng biết, khi đã đi làm thì phần lớn thời gian của chúng ta ( thời gian thức trong ngày ) là ở công ty. Do vậy các hoạt động hàng ngày cũng chủ yếu là ở trên công ty, cụ thể hơn là trên máy tính của bạn. Trong trường hợp laptop công ty cấp thì là trên tài sản doanh nghiệp. Và như một thói quen, bạn có dám chắc với tôi rằng bạn không lưu ít nhiều dữ liệu cá nhân trên chiếc máy tính xách tay bạn đang dùng của công ty ?

Và dữ liệu cá nhân ở đây tôi chia sẻ với các bạn theo 2 nghĩa

• Dữ liệu ảnh, video , tài liệu cá nhân
• Game, phần mềm , tool , ứng dụng phục vụ cá nhân

Và cả 2 loại dữ liệu này bạn đều không nên lưu trên laptop của công ty. Với các lý do sau

• Nếu vì lý do nào đó bạn nghỉ việc hoặc bị nghỉ việc bất ngờ , các dữ liệu của bạn có thể rơi vào tình trạng khó có thể thu hồi. Nếu bạn nghĩ rằng đơn giản mượn cái máy copy dữ liệu ai cấm đoán thì rất sai. Tôi đã gặp trường hợp ngay sau khi nhân viên nghỉ việc, tài sản là chiếc máy tính được bàn giao lại cho người khác và chỉ trong 30p người tạm sở hữu mới đã xóa sạch các dữ liệu không liên quan tới họ. Ngay hôm sau , người nhân viên nghỉ việc kia mang USB tới xin copy lại dữ liệu thì đã quá muộn.
• Nếu dữ liệu của bạn có chút gì đó nhạy cảm, vấn đề cá nhân thì còn nguy hiểm hơn. Bạn sẽ không biết nó được sử dụng vào việc gì và nó tới tay ai đâu.
• Nếu là phần mềm, game, ứng dụng không thuộc phạm vi phục vụ cho công việc , hoặc được công ty cho phép thì có một trường hợp không hiếm gặp đã xảy ra. Đó là không biết vì lý do nào đó, laptop công ty cấp cho bạn bị hỏng, mất dữ liệu của công ty. Trong quá trình kiểm tra xác minh nguyên nhân rất có thể chả biết đúng sai mà có người kết luận là do bạn cài đặt linh tinh các phần mềm không phục vụ công việc nhiễm virus… mà cũng có thể trường hợp này xảy ra thật. Nhiều công ty còn hạn chế quyền cài đặt các phần mềm / ứng dụng khi bàn giao máy. Khi nhân viên cần cài đặt thêm gì cần thông qua nhân viên IT hỗ trợ để tránh trường hợp này.

2. Không truy cập bất kỳ đường link hay email nào lạ

Riêng mục này cực kỳ lưu ý các chị em khi sử dụng laptop công ty cấp. Lý do là chị em hay dễ bị gây chú ý bởi những thông tin đánh lừa như sale off lớn, khuyến mại, tặng quà… Nói chung là vì chị em hay tò mò hơn các anh khi nhận được các thông tin lạ.

Việc click vào những link lạ sau đó bị ăn cắp dữ liệu, dính virus hay những vấn đề khác là cực kỳ phổ biến ở Việt Nam nói chung. Lý do vẫn là vì tính tò mò, hoặc hơn nữa là vì không đọc kỹ thông tin – tìm hiểu thông tin.

Ví dụ tôi có một người bạn nhận được 1 email tên đuôi website của một thương hiệu tên tuổi giới thiệu về 1 khóa học quản trị kinh doanh miễn phí. Anh ta click vào và điền vào form thông tin do website cung cấp sau khi đọc xong các thông tin giả trên giao diện website được làm giả rất giống website thương hiệu đó. Kết quả là cả tuần sau anh ta bị spam những cú điện thoại mời chào mua đủ thứ trên đời có giá trị. Vì rõ ràng những người có vị trí và trình độ nhất định mới quan tâm tới việc học nâng cao quản trị kinh doanh. Sau đó anh ta phát hiện rằng tên miền giả mạo kia chỉ nhiều hơn 1 chữ “i” mà anh ta không để ý …

Nói chung kể ra thì rất nhiều các trường hợp do tò mò hay không đọc kỹ, kiểm chứng đã vội vàng click vào 1 đường link thậm chí là điền thông tin vào đó. Nếu bạn đang sử dụng một laptop công ty cấp thì đâu đó có khả năng sau đấy dữ liệu công ty bị đánh cắp từ chiếc máy tính của bạn hoặc nhiều trường hợp còn tệ hơn. Hãy nhìn những phi vụ kinh điển như email virus I Love You ngày nào chẳng hạn.

Vì vậy, khi sử dụng một laptop doanh nghiệp. Tuyệt đối không click vào các link lạ dù thông tin quanh chúng hấp dẫn thế nào đi nữa. Mặt khác nếu thông tin “có vẻ” có giá trị và liên quan tới công việc thì cũng cần đọc thật kỹ lưỡng, thậm chí kiểm chứng lại bằng cách hỏi đồng nghiệp.
Bạn cần ý thức rõ ràng rằng laptop công ty cấp và dữ liệu trong đó là tài sản của công ty. Do vậy mọi vấn đề mất – hỏng liên quan tới nó đều sẽ ảnh hưởng tới công ty. Mỗi công ty khi triển khai hệ thống internet và máy tính cá nhân cho nhân viên đều đã có các phương án bảo mật nhất định chống virus – mã độc, email chứa mã độc… Nhưng bản thân là nhân viên, các bạn cần chủ động vấn đề này hơn cả.

3. Không dùng tài khoản cá nhân ở 1 số lĩnh vực riêng tư

Thực ra trên laptop công ty cấp đây không phải vấn đề lớn gì cả. Tuy nhiên là lưu ý cho anh em có một số công việc hay tài khoản riêng tư. Vẫn là vấn đề nếu vì lý do nào đó mà bị thu hồi máy tính xách tay trong khi các tài khoản cá nhân còn nguyên. Tuy không phải là vấn đề rắc rối gì lớn nhưng chắc chắn bạn sẽ không cảm thấy yên tâm hay ho gì rồi. Cứ đơn giản như bạn không muốn ai đọc hết được tin nhắn riêng tư của mình phải không nào ?

4. Hạn chế truy cập wi-fi công cộng trên laptop công ty cấp

Vấn đề này cũng không quá mức quan trọng. Nhưng vì thói quen làm việc bên ngoài chúng ta thường hỏi và sử dụng luôn wi-fi công cộng. Điều này có thể dẫn tới việc bạn bị thu thập dữ liệu trên máy công ty cấp. Tuy ít khi xảy ra nhưng đây là thói quen không tốt. Nếu đã sử dụng máy tính xách tay của doanh nghiệp thì bạn nên hạn chế điều này tối đa có thể.

5. Không cấp quyền truy cập máy tính từ xa từ bất kì tình huống nào

Nếu bạn không phải là người am hiểu nhiều về công nghệ thì việc cung cấp teamviewer, ultraview… cho những người hỗ trợ từ xa là rất thường gặp. Nhưng trên laptop công ty cấp cho bạn thì nên tránh điều này.
Với một công ty đã cung cấp được máy tính riêng cho nhân viên thì chắc chắn cũng có các nhân viên IT. Bạn nên hỏi và nhờ các nhân viên này chứ không nên nhờ và cấp quyền truy cập máy tính từ xa ra bên ngoài. Mặt khác đối với công việc chuyên môn cũng tương tự. Nếu cần tham khảo bạn hãy hỏi kỹ và tìm kiếm để học cách xử lý chứ đừng cung cấp quyền truy cập từ xa cho người hỗ trợ nhất là với người bạn không biết rõ.
Rất dễ dàng để thả virus hay worm vào máy tính của bạn trong quá trình truy cập từ xa. Từ đó chiếm quyền điều khiển hoặc lấy cắp dữ liệu.
Rõ ràng những điều này là không tốt cho cả bạn và doanh nghiệp bạn làm rồi.

Nghe tất cả những điều trên có vẻ như hơi dư thừa và bạn nghĩ “làm quái gì tới mức đó !”. Nhưng chính vì suy nghĩ đó mà rất nhiều người đã ăn trái đắng. Nhiều công ty ngay tại Việt Nam dù lớn hay nhỏ cũng gặp trục trặc lớn hoặc thậm chí khủng hoảng, phá sản mà nguyên nhân chỉ vì sự chủ quan đến từ 1 nhân viên bình thường nhất sử dụng laptop công ty cấp. Dù tỷ lệ 1 phần triệu đi nữa thì bạn có chắc mình không rơi vào chính cái phần nhỏ nhoi đó hay không ?
Do vậy hãy bảo mật và chú ý khi sử dụng laptop công ty cấp. Đây cũng là thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng của bạn với công ty bạn đang làm việc.
Hãy theo dõi và tham khảo thêm các bài viết hữu ích khác tại fanpage Lapcity nhé !